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Un lunes de Teletrabajo
Empezamos el día con nuestra rutina diaria como si tuviéramos que desplazarnos físicamente al trabajo, nos aseamos y vestimos, cómodos, pero arreglados pues es importante no solo de cara a las reuniones que tendremos con los clientes, también para mantener nuestro estado de ánimo y reforzar la autoestima.
8:00: Empezamos el día cada uno repasando nuestro correo y tareas por realizar, usamos el email de Google Suite. Así vemos si hay alguna petición importante que haya que añadir al planning semanal.
9:00: Todo el equipo participa en la reunión semanal con Hangouts con vídeollamada y compartimos la pantalla para ver en Asana el estado de las tareas y planificamos la distribución de tareas para toda la semana.
9:45: ¡Tiempo de empezar con nuestras tareas diarias!
- El departamento de administración usa Holded para sincronizar saldo de bancos, pagos y cobros y emitir nuevas facturas y preparar presupuestos.
- Los que trabajamos directamente en tareas y proyectos de clientes en las áreas de Marketing, web y programación; usamos Clockify para registrar la dedicación a cada proyecto.
- Usamos herramientas como Pomodoro para gestionar mejor nuestro tiempo.
- Fiona y Ángela se reúnen a través de video conferencia con un cliente para analizar requisitos de una nueva aplicación, lo hacen a través de Google Hangouts.
- Ángela participa en un networking usando Zoom, es con un grupo de empresarios que aprovechan esta crisis para conocer más sus servicios y productos y estudiar vías de colaboración.
- Fiona recibe una solicitud por el Whatsapp de un cliente que quiere añadir una nueva funcionalidad a la web que está desarrollando y le llama por teléfono para aclarar dudas.
- Alejo envía por email una propuesta de acciones de Marketing digital a un cliente y lo comenta por el Whatsapp con él.
- Alfredo revisa una nueva solicitud de Deportravelling, un proyecto que hemos desarrollado y al que damos soporte, en JIRA, el software de gestión de incidencias que usa nuestro cliente.
- Usamos el Chat de Hangout para comunicarnos entre nosotros y resolver dudas o apoyarnos en temas concretos.
14:00: Paramos para comer.
14:30: Seguimos con nuestras tareas, revisando emails, diseñando, programando, elaborando contenidos, realizando tareas administrativas…
- Hacemos un Skype con una empresa de Comunicación con la que colaboramos y estamos diseñando una Estrategia digital para un cliente suyo
- Fiona comparte con un cliente una carpeta de Google Drive, para que revise la estructura de contenidos que le proponemos para la web y nos suba los textos e imágenes que necesitamos.
Para prepararnos para ser más productivos y colaborar de forma efectiva en la distancia, sabemos que la formación es muy importante, por ello nos apoyamos en cursos online gratuitos, por ejemplo los que ofrece Linkedin.
¿Qué es lo único que no podemos hacer en la distancia?
Bueno, de momento no podemos disfrutar del café de nuestra cafetería favorita. Normalmente alguno de nosotros baja a la cafetería a traer los cafés para todos y es un momento de desconectar durante 5 minutos y tomar nuevas energías. Sin embargo, mientras trabajamos de manera virtual estamos siempre en contacto e intentamos mantener al máximo el contacto y el buen ambiente. Este período extraordinario nos está permitiendo afinar mucho más el uso de estas herramientas en el día a día, y suponen una garantía de futuro para las próximas ocasiones en que no podamos trabajar de manera presencial.Ya volveremos a la oficina, sabiendo que los días que no podamos asistir por algún motivo, estamos preparados para trabajar en remoto!
Organización disciplina y buenas herramientas
Trabajar desde casa puede convertirse en un verdadero reto si no dispones de las herramientas adecuadas de comunicación, organización y planeación del trabajo. Es por ello que hemos recopilado en esta lista nuestras herramientas favoritas para incorporar a tu rutina diaria de trabajo desde casa.
Nuestras recomendaciones
- Pomodoro: El método pomodoro te permitirá organizar y gestionar tu tiempo de una mejor manera a lo largo de tu jornada laboral en casa. Esta técnica nos permite estructurar nuestra jornada de trabajo en espacios de 25 minutos pero de alta intensidad, seguidos a continuación por descansos breves de 5 minutos. La clave para que sea un método satisfactorio es identificar tus tareas y jerarquizarlas según tu prioridad, Pon en marcha el reloj por 25 min y trabaja intensamente en este período, luego descansa. Después de haber completado cuatro pomodoros de 25 minutos puedes descansar 20 minutos.
- Holded: Te permite gestionar en la nube las finanzas, ventas, operaciones y recursos humanos de tu empresa. Holded conjuga en una sola herramienta una visión detallada de tu facturación, además te permite seguir de cerca los procesos de compras, envíos, contabilidad y control de pagos. Su punto fuerte: Es totalmente personalizable.
- Clockify: Esta herramienta te permite hacer un seguimiento detallado del tiempo que empleas en una tarea determinada, puede ser muy útil para calcular la inversión en cada proyecto. Es una herramienta gratuita y puedes tener infinidad de proyectos. ¿Qué puedes conseguir? El seguimiento de tu tiempo será más preciso y tendrás una visión clara de tu semana de trabajo, además te dará cifras vitales referentes a la rentabilidad de tus proyectos.
- Asana: Una herramienta colaborativa fundamental para trabajar en equipo. Consta de muchas funcionalidades, tableros, gestión de tareas, proyectos, etiquetas, comentarios e incluso documentos adjuntos. Asana actualiza su información en tiempo real y puede ser usada por todo tu equipo. Una herramienta totalmente recomendable para la gestión de tareas y para mejorar la planificación de tus proyectos.
- Google Hangouts: Hangouts te permitirá establecer conversaciones con tu equipo, a través de chat o videollamadas, con un límite de 15 personas o 10 personas si se trata de un teléfono móvil. Todas las conversaciones realizadas con Google Hangouts se guardan en la nube y se pueden sincronizar independientemente del dispositivo que uses. Es una herramienta fundamental para tener una comunicación fluida con tu equipo, ya que te permite enviar archivos, imágenes, vídeos y documentos.
- Skype: Una herramienta ampliamente utilizada para realizar reuniones de hasta 50 participantes a través de videollamadas. Puedes grabar las llamadas o utilizar el chat. Una de sus funcionalidades a destacar es la facilidad para compartir presentaciones o elementos de tu pantalla durante la llamada. Es una herramienta gratuita que puedes descargar directamente desde su sitio oficial, está disponible en muchísimos idiomas y su software es totalmente seguro.
- Loomio: Loomio es una herramienta gratuita que ayudará a tu equipo a tomar decisiones de manera colaborativa. En ella los usuarios pueden proponer y discutir propuestas. A medida que la discusión va avanzando los participantes reciben una actualización del avance y dirección de la propuesta. Utiliza gráficos tipo tarta para plasmar las tendencias de las discusiones. Loomio es una herramienta muy útil si estás trabajando desde casa y debes tomar decisiones en grupo que deban ser discutidas.
- Zoom: Una aplicación que te permitirá organizar reuniones por video conferencia con todo tu equipo. Una interfaz muy fácil de usar. En su modo gratuito ofrece reuniones con límite de tiempo e ilimitadas en el de pago. De todas formas se ha convertido en la estrella de las reuniones virtuales.
- Jira: Una herramienta fundamental para las empresas de programación que desean gestionar proyectos e incidencias. Jira pone a disposición de sus usuarios tableros para que los miembros de tu equipo puedan planificar y supervisar los avances en un determinado proyecto.
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Hola,
Me ha gustado mucho el artículo, y aunque muchas son aplicaciones ya conocidas y todo eso, siempre viene bien tenerlos presentes en la dura tarea de poner un negocio en internet.
Particularmente utilizo Pomodoro y una aplicación de facturación que se llama Cloud Gestion (https://www.cloudgestion.com/)
Un saludo
Hola,
Gracias a ti. Sí, son aplicaciones conocidas, sobre todo para los que nos movemos en entornos digitales, pero el objetivo del artículo era ofrecer una visión de cómo emplearlas día a día en empresas de cualquier tamaño.
Gracias por tu aporte!